1. Introduction
V.M.A NV, dont le siège social est sis à Kortrijksesteenweg 14 B, 9830 Sint-Martens-Latem et inscrite à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise BE 0406.419.112 (ci-après la « Société »), accorde une grande importance à la collecte et au traitement sûr, transparent et confidentiel de vos données à caractère personnel. Nous voulons en particulier protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs, notamment, contre les pertes, violations, erreurs, accès non autorisés ou traitements non autorisés.
Par cette note d’information de protection des données, nous voulons vous informer de la collecte et du traitement de vos données à caractère personnel par la Société.
Nous vous demandons de lire attentivement cette note d’information de protection des données, puisqu'il contient des informations importantes sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel et la raison pour laquelle nous le faisons.
En communiquant vos données à caractère personnel, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de cette note d’information de protection des données et vous acceptez explicitement le contenu ainsi que le traitement même.
2. Champ d'application
Cette note d’information de protection des données concerne tous les services fournis par nous et plus généralement toutes les activités que nous exerçons.
3. Responsable du traitement et ses engagements
La Société est le responsable de traitement de vos données à caractère personnel.
Dans la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel, nous respectons la législation belge en matière de protection des données à caractère personnel, ainsi que le Règlement Général de la Protection des Données (RGPD) dès son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4. Données à caractère personnel
En fonction de vos activités et de la relation contractuelle avec la Société, vous nous communiquerez les données à caractère personnel suivantes : vos données d'identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, téléphone portable). Pour certaines obligations légales particulières (enregistrement électronique des présences, 30bis déclaration des travaux), il se peut que vous deviez nous fournir des données supplémentaires afin d'enregistrer vos présences (telles que les données E-ID, numéro Limosa).
Vous êtes seuls responsables de l’exactitude des données que vous nous fournissez. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer immédiatement.
Vous n'êtes pas obligés de communiquer vos données à caractère personnel, mais comprenez qu'il sera impossible d'offrir certains services ou de collaborer si vous ne consentez pas à la collecte et au traitement de certaines données.
5. Les finalités du traitement et la base juridique
5.1. Données du client
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées de nos clients, de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l'exécution des accords avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l'envoi d'informations commerciales. Les bases juridiques sont l'exécution d'un contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires (tel que la déclaration de travaux 30 bis) et/ou notre intérêt légitime.
5.2. Données des fournisseurs et sous-traitants
Nous collectons et traitons les données d'identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs éventuels (sub)sous-traitant(s), de leur personnel, collaborateurs, préposés et toute autre personne de contact utile. Les finalités de ces traitements sont l'exécution de cet accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de prospection directe, tel que l'envoi d'informations commerciales. Les bases juridiques sont l'exécution du contrat, le respect d'obligations légales et réglementaires (tel que l'enregistrement électronique obligatoire de présence, la déclaration de travaux 30 bis, la liste de présence ou d'autres obligations lors de marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (tel que pour la prospection directe). Pour l'enregistrement électronique de présence, le cas échéant, les données E-ID ou le numéro Limosa seront traitées. Pour les activités de prospection directe par courriel (tels que les bulletins d'information ou les invitations pour des évènements), l'autorisation sera toujours demandée, et pourra à tout moment être retirée.
5.3. Données du personnel
Nous traitons les données à caractère personnel de nos travailleurs dans le cadre de notre gestion du personnel et de la gestion des salaires. Eu égard à sa nature spécifique, ce traitement est traité de façon plus élaborée dans une Politique de protection des données pour travailleurs.
5.4. Autres données
En plus des données des clients, fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données à caractère personnel d'autres personnes, telles que les nouveaux ou clients ou clients potentiels, les contacts utiles au sein de notre secteur, les contacts de networking, les contacts d'experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l'intérêt de nos activités, la prospection directe et les relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou en certains cas l'exécution d'un contrat.
6. Durée du traitement
Les données à caractère personnel sont conservées et traitées par nous pour une période nécessaire en fonction des finalités du traitement et de la relation (contractuelle ou non) entre nous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront, dans tous les cas, retirées de nos systèmes après un délai de dix ans après la résiliation du contrat, ou après la fin du projet, sauf en ce qui concerne les données à caractère personnel que nous sommes tenus de garder plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données à caractère personnel sont nécessaires.
7. Droits
- Conformément à la législation belge relative à la protection des données et les dispositions du Règlement Général de la Protection des Données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès : vous avez le droit de prendre connaissance gratuitement des données que nous détenons sur vous et de vérifier à quelles fins elles sont utilisées.
- Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir une rectification (correction) des données à caractère personnel erronées vous concernant, ainsi que le droit de compléter des données à caractère personnel incomplètes.
- Droit à l’oubli ou à la limitation des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer les données à caractère personnel vous concernant ainsi que de limiter le traitement de ces données dans les circonstances et sous les conditions stipulées dans le Règlement Général de la Protection des Données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données nécessaires au traitement des salaires, l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit de recevoir les données à caractère personnel vous concernant que vous nous avez fournies, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous avez le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel pour des raisons sérieuses et légitimes. Vous ne pouvez toutefois pas vous opposer au traitement des données nécessaires à l’exécution d’une obligation légale, la réalisation du contrat de travail ou notre intérêt légitime, pour autant que ces données soient nécessaires pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retrait du consentement : si le traitement des données à caractère personnel est basé sur le consentement préalable, vous disposez du droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel seront alors traitées uniquement si nous disposons d’une autre base juridique.
- Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données à caractère personnel ne comprend pas de profilage et que vous ne serez pas sujet à des décisions entièrement automatisées.
Vous pourrez exercer les droits précités en adressant votre demande par courrier à la Société à l’attention de M/Mme Ine Pocket, ou par email à l’adresse email suivante: inepocket@vma.be
Nous mettons tout en œuvre pour assurer un traitement méticuleux et légitime des données à caractère personnel vous concernant, conformément à la règlementation applicable.
8. TransferT des données à tiers
Certaines données à caractère personnel des travailleurs collectées par l'employeur, seront transférées à et peuvent être traitées par des tiers, comme notre fournisseur IT, comptable, réviseur, le secrétariat social, ainsi que par l’administration (par ex. dans le cas de la déclaration de travaux 30bis, l'enregistrement électronique de présence ou pour l'attribution de marchés publics).
Il se peut qu'une ou plusieurs des parties tierces se trouvent en dehors de l'Espace Economique Européen (« EEE »). Toutefois, les données à caractère personnel ne seront transmises qu'aux pays tiers disposant d'un niveau adéquat de protection.
Les travailleurs, managers et/ou représentants des prestataires de services tiers ou institutions susmentionnés ainsi que les prestataires de services spécialisés désignés par ceux-ci, sont tenus de respecter la nature confidentielle de vos données à caractère personnel et ne pourront utiliser ces données qu’en vue des finalités pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, les données à caractère personnel pourront être transmises à d'autres parties tierces. Cela pourra se faire en cas d’une réorganisation partielle ou entière de la Société, si nos activités sont transférées ou en cas de déclaration de faillite. Il est également possible que les données à caractère personnel soient transférées en raison d'une injonction ou afin de remplir une obligation légale particulière. Dans ce cas, nous nous efforcerons autant que faire se peut de vous informer préalablement de cette communication à d'autres parties tierces. Vous reconnaissez et comprenez toutefois que dans certaines circonstances, cette information ne sera pas toujours techniquement ou commercialement possible, ou que des limitations légales pourront s'appliquer.
Dans le seul but d’améliorer les connections et synergies entre les entités du groupe CFE, nous sommes susceptibles de transmettre les données des clients, fournisseurs et sous-traitants à nos sociétés liées.
Enfin, lorsque dans le cadre de soumissions un client potentiel nous demande de lui fournir des références en matière de projets similaires, nous sommes susceptibles de renseigner les coordonnées de la personne de contact de clients pour lesquels notre société a fourni des prestations de services similaires. Nous nous efforcerons toutefois de vous en informer au préalable.
Nous ne vendrons en aucun cas vos données à caractère personnel et nous ne les mettrons pas non plus à disposition de bureaux de prospection directe ou de prestataires de services similaires sans votre accord préalable.
9. Mesures techniques et organisationnelles
Nous prendrons les mesures techniques et organisationnelles afin de traiter les données à un niveau de sécurité suffisant et de protéger les données à caractère personnel contre toute destruction, perte, falsification, accès non autorisé ou notifications à des tiers par erreur, ainsi que tout traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, la Société ne pourra être tenue pour responsable d'éventuels dommages directs ou indirects résultant d’une utilisation erronée ou illicite des données à caractère personnel par un tiers.
10. Accès par des tiers
En vue du traitement de vos données à caractère personnel, nous autorisons l’accès à vos données à caractère personnel à nos travailleurs, collaborateurs et préposés. Nous garantissons un niveau de protection semblable en imposant des obligations contractuelles à ces travailleurs, collaborateurs et préposés, semblables à celles décrites dans la présente note d’information relative à la protection des données.